Representatie of relatiegeschenk ?

13-2-2018

De kosten van representatie en die van relatiegeschenken zijn in aftrek beperkt. Maar wat is nu het verschil, of is er helemaal geen verschil? Of zijn er alleen fiscale verschillen en zo ja, welke? We krijgen daar weer veel vragen over ...

Door de feestmaanden. De feestmaanden worden bij uitstek gebruikt voor het verstrekken van een leuk geschenk of het fêteren van uw afnemers met een nieuwjaarsborrel. Relatiegeschenken en representatiekosten worden weliswaar vanuit zakelijk oogpunt gemaakt, maar zijn toch slechts beperkt aftrekbaar. Hoe zit dat fiscaal precies?

Beperkt aftrekbaar
Representatiekosten zijn voor de IB-ondernemer, dus ook die in de Vof, slechts voor 80% aftrekbaar. Het zijn namelijk ‘gemengde kosten’. Heeft u veel van dergelijke kosten, dan kunt u er ook voor kiezen een vast bedrag van € 4.500,- niet van de winst af te trekken. Dit is pas aantrekkelijk als u meer dan € 22.500,- aan gemengde kosten heeft.

Ook relatiegeschenken? Ja, representatiekosten zijn onder andere zakelijke feestjes en andere aardigheden om uw zakenrelaties te fêteren. Bijvoorbeeld vanwege het 25-jarig bestaan van uw bedrijf. Ook relatiegeschenken vallen onder het begrip ‘representatiekosten’ en zijn dus maar beperkt aftrekbaar.

Belast bij de ontvanger? Relatiegeschenken zijn in beginsel belast bij de ontvanger. Toch gebeurt dit in de praktijk lang niet in alle gevallen, zeker niet als het geschenken met een geringe waarde betreft. Dan zijn de uitvoeringskosten voor de fiscus vele malen groter dan de waarde van het geschenk.

Specifieke regeling, kent u die?
Voor sommige verstrekkingen kunt u wel gebruikmaken van een specifieke regeling die voorkomt dat de ontvanger ervoor belast wordt. De regeling is alleen van toepassing als u de verstrekking aan een derde geeft, tegelijkertijd met het geven van dezelfde verstrekking aan uw werknemers en voor dezelfde gelegenheid.
Zoals uit het bovenstaande volgt, zal de regeling met name kunnen worden toegepast voor duurdere verstrekkingen, zoals relatiegeschenken die u bijvoorbeeld met kerst gaf of bij een jubileum aan uw personeel, maar ook aan uw betere relaties verstrekt. De regeling komt erop neer dat u de belasting voor uw rekening neemt via een eindheffing. Deze bedraagt 45% voor geschenken tot € 136,-. Voor duurdere verstrekkingen bedraagt de eindheffing 75%.
Voorwaarden. U kunt de regeling alleen toepassen als u de ontvanger van de verstrekking informeert dat u de eindheffing betaalt. Het is voldoende als u dit opneemt in uw algemene voorwaarden. U moet vastleggen wie de ontvanger is. Tip. De regeling is niet verplicht, dus u kunt ook de ontvanger gewoon de belasting laten betalen.

Dus, representatie of relatiegeschenk?
De vraag of iets als representatiekosten of als relatiegeschenk moet worden aangemerkt, is fiscaal niet zo interessant. U kunt immers beide kosten slechts beperkt aftrekken. Ook kunt u bij beide de belasting ten aanzien van derden voor uw rekening nemen als u aan de voorwaarden voldoet en u deze derde niet zelf voor de belasting op wil laten draaien.

Let op. Deze optie pakt voor u wat duurder uit, dus zult u die alleen toepassen als u wilt voorkomen dat uw relaties belast worden voor uw goedbedoelde verstrekking.

Relatiegeschenken en representatiekosten zijn allebei slechts beperkt aftrekbaar. De ontvanger ervan moet in beginsel de belasting erover betalen. U kunt dit in sommige gevallen voorkomen door deze via een eindheffing voor uw rekening te nemen.