Kosten doorbelasten aan klant

16-2-2018

In de praktijk komt u er soms niet omheen om kosten door te belasten aan een ander. Dat was doorgaans een met btw belaste activiteit, maar daar denkt de hoogste rechter van ons land inmiddels toch anders over. Wat speelt er?

Waar gaat het over? Soms maakt u kosten ten behoeve van iemand anders, die u vervolgens aan die ander doorberekent. Denk bijv. aan een boekhouder die een belastingadviseur om advies vraagt voor een specifieke klant en die advieskosten aan zijn klant doorberekent. Of de kilometervergoeding voor het bezoek aan uw klant of een deel van de huur van het kantoor dat u deelt met een andere ondernemer en u dus doorbelast.

Zoals het tot op heden ging
Het doorbelasten van dit soort kosten aan bijvoorbeeld een opdrachtgever of klant werd tot voor kort altijd gezien als btw-belaste activiteit. U moest dan ook altijd btw in rekening brengen, tenzij er een btw-vrijstelling van toepassing was. Daardoor kon degene die de kosten doorbelastte de btw op de inkoopfactuur van deze kosten in aftrek brengen. Let op. De Hoge Raad besliste onlangs echter dat het doorbelasten van kosten niet altijd een btw-belaste activiteit is.

Wat oordeelde de Hoge Raad? De Hoge Raad oordeelde, 29.09.2017 (HR:2017:2461) , dat om tot btw-heffing te komen er (ook) bij het doorbelasten van kosten sprake moet zijn van:
een prestatie tegen een vergoeding;
een prestatie die niet is vrijgesteld van omzetbelasting (belastbare prestatie).
Let op 1. Daarvoor is het niet alleen nodig dat er een betaling wordt gedaan, maar ook dat er iets voor deze betaling wordt gedaan.
Let op 2. Meestal zijn doorbelaste kosten onderdeel van de vergoeding van uw eigenlijke prestatie, zoals de km-vergoeding voor een bespreking. Tip. Maak afspraken over de doorbelasting van kosten en de reden daarvan. De enkele afspraak dat er kosten mogen worden doorbelast, is onvoldoende.

Wat betekent dit voor u?
Indien u kosten doorbelast en er is geen sprake van een belastbare prestatie, dan mag u geen btw in rekening brengen. Dan mag u over deze kosten ook geen voorbelasting in aftrek nemen.

Bewijslast. Als ondernemer moet u aantonen dat u een belastbare prestatie verricht als u kosten doorbelast. Indien u kosten doorbelast, zult u dus moeten bewijzen dat de kosten in rekening worden gebracht, omdat er een prestatie wordt verricht en dat er voor deze prestatie moet worden betaald. Bovendien moet deze prestatie niet vrijgesteld zijn van btw.

In kaart brengen. Voorkom dat u onterecht btw moet afdragen over kosten die u doorbelast, terwijl u voor deze kosten geen recht heeft op btw-aftrek. Dit doet u door de kosten die u doorbelast aan derden goed in kaart te brengen. Hiervoor dient u zich de volgende vragen te stellen:

Welk soort kosten belast u door? Is de levering of dienst die u door wilt belasten vrijgesteld van btw? Dan brengt u geen btw in rekening.

Welke tegenprestatie staat tegenover de doorbelasting van de kosten? Met andere woorden: wat doet u hiervoor? Of laat u iets na?
Aan wie belast u de kosten door en waarom? Heeft degene aan wie u de kosten doorbelast bijvoorbeeld geen recht of een verminderd recht op btw-aftrek? Dan brengt u geen btw in rekening en is er geen recht op btw-aftrek.

Niet elke doorbelasting van kosten (zoals advieskosten of reiskosten) leidt tot btw-heffing. Dat is alleen zo als u een prestatie verricht die niet btw-vrijgesteld is. Ga na in welke gevallen u kosten doorbelast en of u terecht btw berekent en maak afspraken over de doorbelasting en de reden daarvan. Dat voorkomt gedoe.